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HBGS－2013－85
惠州市住房和城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)局
住房保障檔案管理實施辦法
第一條 為加快推進我市住房保障檔案管理制度化，規(guī)范化和信息化建設(shè)，進一步提高住房保障檔案管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《住房保障檔案管理辦法》和《惠州市公共租賃住房建設(shè)管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合我市實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱住房保障檔案，是指住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 住房保障檔案要真實完整記錄住房保障實施情況，根據(jù)集中統(tǒng)一管理的原則，確保完整保管、科學(xué)整理、有效利用。
第四條 市住房保障主管部門負責(zé)惠城區(qū)住房保障檔案管理工作，并對全市住房保障檔案管理工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)；各縣（區(qū)）住房保障主管部門負責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)的住房保障檔案管理工作。
第五條 市、縣（區(qū)）住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)住房保障檔案管理工作情況，在檔案管理職能部門、設(shè)施設(shè)備、管理經(jīng)費等方面，滿足檔案管理工作需要。
（一）市、縣（區(qū)）住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位住房檔案管理工作實際，明確檔案管理職能部門，配備必要的檔案管理人員，檔案管理人員專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審、崗位聘任等按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；
（二）市、縣（區(qū)）住房保障主管部門應(yīng)配備符合設(shè)計規(guī)范的專用庫房，配置必要的辦公設(shè)備和防盜、防火、防震、防雷、防水、防潮防、防高溫、防霉、防蟲、防光和防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全；建立住房保障檔案管理信息系統(tǒng)，配備必要的硬件和軟件設(shè)施；
（三）統(tǒng)籌安排檔案管理經(jīng)費，確保足額到位，并嚴(yán)格按規(guī)定用途使用，不得擠占、挪用。
第六條 住房保障檔案管理機構(gòu)的具體職責(zé):
（一）貫徹執(zhí)行國家及地方檔案工作的法律、法規(guī)和政策；
（二）負責(zé)行使本區(qū)域住房保障檔案管理工作；
（三）負責(zé)制訂本區(qū)域住房保障檔案管理的各項規(guī)章制度、業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并組織實施；
（四）集中統(tǒng)一管理本區(qū)域的住房保障檔案。負責(zé)住房保障檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用工作；
（五）負責(zé)住房保障檔案的信息化工作，積極維護住房保障檔案管理信息系統(tǒng)正常運行工作；
（六）市住房保障主管部門應(yīng)定期組織對市、縣（區(qū)）住房保障專（兼）職檔案管理工作人員進行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流，逐步提高住房保障檔案管理工作水平。
第七條 住房保障檔案管理人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)專業(yè)知識和技能，具體職責(zé)是：
（一）嚴(yán)格執(zhí)行住房保障檔案管理政策法規(guī)和檔案業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范；
（二）對住房保障檔案材料進行收集、整理、歸檔、保管、利用等；
（三）按要求參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、繼續(xù)教育和技能考試，提高業(yè)務(wù)能力；
（四）維護住房保障檔案信息安全，遵守檔案保密規(guī)定，提高檔案管理服務(wù)水平。
第八條 住房保障檔案分為住房保障對象檔案和住房保障房源檔案。
第九條 住房保障對象檔案指正在輪候和已獲得住房保障的住房困難家庭或者個人的檔案材料，收集歸檔范圍為：
（一）申請材料。包括住房保障申請審批表、申請人及共同申請人的身份證（復(fù)印件）、居民戶口簿（復(fù)印件）或居住證（復(fù)印件）、婚姻狀況證明（原件或復(fù)印件）、家庭特殊情況證明（原件或復(fù)印件）、家庭人口變化情況（原件或復(fù)印件）、在本市（區(qū)）繳納社會保險情況（原件）、勞務(wù)合同簽訂情況（復(fù)印件）、家庭人口類型證明（原件或復(fù)印件）、收入證明（原件或復(fù)印件）、住房證明（原件或復(fù)印件）、誠信申報記錄等相關(guān)材料；
（二）審核材料。包括申請公共租賃住房家庭收入核定證明、入戶核查表、公示內(nèi)容及反饋記錄、群眾舉報、來訪記錄等相關(guān)材料；
（三）實施保障材料。包括住房保障輪候記錄、選房確認書、入住通知書、住房租賃合同，住房經(jīng)購合同、住房租金補貼調(diào)整文書等相關(guān)材料；
（四）動態(tài)管理材料。根據(jù)住房保障對象每3年審核一次（中等偏下和低收入家庭每1年審核一次）結(jié)果，對其檔案及時進行調(diào)整，包括住房保障對象基本情況和家庭收入、住房狀況、人口變化等審核材料，不良信用記錄和違規(guī)行為查處材料，變更和保障對象取消等動態(tài)變更材料。
第十條 住房保障房源檔案指已納入保障性住房管理住房的檔案材料，收集歸檔范圍為：
（一）基本情況材料。包括住房來源和權(quán)屬證明材料，房屋地址、所屬項目或者小區(qū)名稱、保障性住房類別、房號、戶型、面積等情況記錄材料；
（二）使用管理情況材料。包括住房承租人、租賃期限、租金標(biāo)準(zhǔn)、租金收繳，住房經(jīng)購人、經(jīng)購價格、產(chǎn)權(quán)份額，租售轉(zhuǎn)換、上市交易，住房入住、退出交接手續(xù)等情況記錄材料。
第十一條 住房保障電子檔案指住房保障管理工作中，通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成，以數(shù)碼形式存儲，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的具有規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)文件。收集歸檔范圍為：
（一）紙質(zhì)檔案形成的電子文檔。包括住房保障對象和住房保障房源紙質(zhì)檔案的電子化文檔；
（二）住房保障管理信息系統(tǒng)的生成文檔。包括住房保障管理信息系統(tǒng)運行中生成的文本文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件、程序文件等電子文檔。
紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)同步建立電子檔案，電子檔案與相應(yīng)紙質(zhì)檔案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)保持一致。內(nèi)容不一致時，以紙質(zhì)檔案為依據(jù)進行認定調(diào)整；對紙質(zhì)檔案材料存有疑義的，由市、縣（區(qū)）住房保障主管部門核查鑒定后進行認定調(diào)整。
第十二條 住房保障檔案歸檔管理分為:
（一） 住房保障對象檔案按照“一戶一檔”的原則，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）等整理立卷，在申請人獲得住房保障后三個月內(nèi)完成歸檔；
（二） 住房保障房源檔案按照“一套一檔”的原則，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000）、《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》（CJJ/T158-2011）等，建立保障性住房的基本情況、使用管理情況登記表格，在房屋納入保障性住房管理三個月內(nèi)完成歸檔；成套房屋應(yīng)當(dāng)按套建立檔案，宿舍應(yīng)當(dāng)按間建立檔案。
住房保障對象動態(tài)管理材料和房源使用管理情況的動態(tài)變更材料應(yīng)在一個月后歸入原檔。
第十三條 電子檔案和住房保障文書檔案資料、會計檔案資料及其他具有保存價值的住房保障檔案資料，應(yīng)當(dāng)按照相應(yīng)檔案管理規(guī)定定期立卷歸檔，并納入住房保障檔案管理中。
第十四條 市、縣（區(qū)）住房保障檔案管理機構(gòu)門應(yīng)主動對歸集的住房保障檔案材料進行查驗，確保其符合住房保障檔案管理要求；定期對已歸檔的住房保障檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)住房保障檔案毀損或丟失的按規(guī)定采取補救措施。
對檔案政策法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按規(guī)定整理、立卷、歸檔管理，任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。
第十五條 住房保障檔案管理機構(gòu)應(yīng)對住房保障檔案進行編目，編制不同種類檔案相互關(guān)聯(lián)的檢索工具，建立檔案信息檢索與管理系統(tǒng)，做好住房保障檔案的接收、保管、利用、移交等情況記錄，做到保管妥善、存放有序、查閱方便。
第十六條 住房保障檔案管理機構(gòu)的隸屬關(guān)系及檔案管理人員發(fā)生變動，應(yīng)當(dāng)及時辦理交接手續(xù)。
第十七條 紙質(zhì)的住房保障對象檔案保管期限，在住房保障期間順延至終止住房保障后為長期；紙質(zhì)的住房保障房源檔案保管期限為永久。住房保障電子檔案保管期限為永久。
第十八條 為有效利用和發(fā)揮住房保障檔案功能，及時查閱住房保障相關(guān)材料，市、縣（區(qū)）住房保障主管部門可以根據(jù)本單位實際情況確定住房保障檔案保存單位。
第十九條 市、縣（區(qū)）住房保障檔案管理職能部門應(yīng)當(dāng)定期開展檔案鑒定銷毀工作。由住房保障檔案管理業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員共同組成鑒定組，按照國家檔案鑒定銷毀的規(guī)定，對住房保障檔案進行鑒定銷毀，銷毀住房保障檔案的目錄應(yīng)當(dāng)永久保存。禁止擅自銷毀處理住房保障檔案。
第二十條 市、縣（區(qū)）住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)依法建立住房保障檔案信息利用制度，利用住房保障檔案信息，為住房保障申請、審核、分配、復(fù)核、退出等管理工作服務(wù)，為住房管理、使用、維護提供依據(jù)，為住房保障管理信息系統(tǒng)建設(shè)提供支持。
第二十一條 市、縣（區(qū)）住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)依法建立住房保障檔案信息公開和查詢制度。規(guī)范公開和查詢行為，依法保障住房保障對象的合法權(quán)益。
第二十二條 住房保障檔案信息公開、利用和查詢中涉及國家秘密、個人隱私和商業(yè)秘密的，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行法律法規(guī)的保密規(guī)定。查詢、利用所獲得的檔案信息不得對外泄露或者散布，不得不正當(dāng)使用，不得損害住房保障對象的合法權(quán)益。
第二十三條 市、縣（區(qū)）住房保障主管部門應(yīng)當(dāng)切實履行職責(zé)，對住房保障檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，對違法違規(guī)行為責(zé)令限期改正。
第二十四條 有下列行為之一的，由市、縣（區(qū)）住房保障主管部門對責(zé)任人員，依照《中華人民共和國公務(wù)員法》、《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)給予處分；構(gòu)成犯罪的移交司法機關(guān)依法追究刑事責(zé)任：
（一）無正當(dāng)理由拒不移交或在規(guī)定時間內(nèi)未按規(guī)定移交住房保障檔案的；
（二）無正當(dāng)理由拒絕接收按規(guī)定移交住房保障檔案的；
（三）涂改、偽造住房保障檔案的；
（四）擅自提供、抄錄、公布、銷毀、出賣或者轉(zhuǎn)讓住房保障檔案的；
（五）住房保障檔案管理工作人員玩忽職守，造成住房保障檔案損失的；
（六）其他違反檔案管理法律法規(guī)的行為。
第二十五條 任何單位和個人有權(quán)對違反本辦法規(guī)定的行為進行檢舉和控告，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)依照職責(zé)及時核查處理。
第二十六條 市政府將住房保障檔案管理工作納入年度住房保障管理考核中。對在住房保障檔案管理工作中做出顯著成績的單位和個人，按照有關(guān)規(guī)定給予表彰獎勵。
第二十七條 市、縣（區(qū)）可以參照本辦法建立棚戶區(qū)改造安置對象的相關(guān)檔案。
第二十八條 縣（區(qū)）可以根據(jù)本辦法，并結(jié)合當(dāng)?shù)貙嶋H，制定具體實施辦法。
第二十九條 本辦法自發(fā)布之日起實施，有效期5年。
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